档案数字化项目交付时，最容易被忽略的就是“验收”环节。很多单位把档案扫描完就以为结束了，结果几年后发现图片打不开、检索找不到、格式不统一。本文用问答方式，把档案数字化成果验收中高频出现的六个问题讲清楚，帮助机关、档案馆和文博单位把数字资产真正“收得进、查得到、留得久”。
档案数字化成果的载体通常是图像、音视频和文本。图像格式直接决定长期可读性——TIFF 适合作为长期保存的主格式，JPEG 适合网络浏览的副本，PDF 适合文书类档案的封装。很多单位只交付了 JPEG，几年后软件升级就可能面临兼容风险。
建议采用“双套制”：一套符合长期保存要求的无损或近无损格式作为主库，一套压缩格式作为利用库。验收时第一件事，就是核对交付清单里的格式是否和合同约定一致，主格式是否具备开放、无加密、可迁移的特性。
需要提醒的是，格式验收不能只看文件后缀。同一份 TIFF 也有压缩与非压缩、有标签与无标签之分，验收时要打开几个样本确认能正常解析、无损坏帧，避免“后缀对、内容坏”的隐性问题。
纸质档案的扫描分辨率一般不低于 300dpi，重要或纤细笔画的档案建议 400~600dpi；照片档案按原件尺寸与放大需求确定；工程图纸可结合线条粗细选择 200~300dpi 配合大幅面扫描。色彩模式上，彩色档案用 RGB 24 位，黑白文字用黑白二值即可，既保真又省空间。
验收时要用样张实测：随机抽几页，放大到 200% 看笔画是否断裂、是否出现锯齿或伪影。分辨率不是越高越好，过高会带来存储与处理压力，关键是“刚好满足长期利用与还原需求”。
对于照片、底片类模拟档案，还要注意色彩管理与去网处理，避免扫描后偏色或出现印刷网纹，影响后期展示、出版与网络利用的效果。
元数据是档案数字化的“身份证”。没有元数据，一张图只是一张图，无法知道它属于哪卷、哪一页、用什么设备扫的、扫于何时。核心元数据至少应包含题名、档号、件号、页码、扫描时间、设备、操作人员、格式与校验值。
验收时重点查三件事：元数据是否完整、是否与图像一一对应、是否采用标准方案（如 DAM 或行业元数据规范）。元数据缺失的批次，等于把档案的“脉络”掐断了，后期检索和利用会非常困难。
如果项目涉及音视频，元数据还要记录时长、编码、采样率等，并与转写稿、关键帧一并归档，方便日后检索定位和二次编研利用。
数字化最怕目录和图像“两张皮”：目录里写着第 1 到第 50 页，实际图像只有 48 张，或者第 30 页错挂到了另一件上。验收要做的，是核对目录条数、图像张数、页码连续性三者一致。
建议用自动比对加人工抽检：系统先比对目录页数与图像页数，再随机抽 5%~10% 人工翻看，确认挂接正确、无漏扫、无重扫、无错序。只有三者严丝合缝，才算通过“挂接验收”。
大型批次可借助批量校验脚本：自动比对所有图像的文件名序列与目录页码，几分钟就能找出缺口与错位，比纯人工逐页核对高效得多，也更不容易漏。
光盘会老化、硬盘会坏、格式会过时——这就是“数字风化”。长期保存不能只存一份，应建立多副本（异地、异质）、定期巡检、完整性校验（如哈希值比对）和迁移机制。当某种格式即将被淘汰时，提前把数据迁移到新格式。
验收时别忘了问一句：交付方是否提供了数据完整性校验清单？是否有可用的恢复与迁移方案？把“能存多久”写进合同条款，比事后补救更省心。
对重要档案，建议保留原始载体（如胶片、磁带）一段时间再销毁，作为极端情况下的最后一道备份，等数字化副本验证稳定后再做归档处理。
成熟的验收是分层的：先由实施方自检，再由业主单位抽检，最后可引入第三方。抽检比例通常按总量抽取，重要档案提高比例。每一批都要留痕——抽检记录、问题清单、整改回执，形成闭环。
把验收标准写进项目合同和实施方案，开工前就和交付方对齐“怎么算合格”，能避免绝大多数扯皮。数字化是一项“慢工出细活”的基础工程，验收这道关把住了，后面的利用和保存才踏实。
最后，验收报告要归档进项目档案本身，和数字化成果一同保存。未来审计、续建或格式迁移时，这份报告就是最权威的依据，能让后续工作少走很多弯路。
| 主保存格式 | TIFF（无损）/ 长期可读、开放无加密 |
| 扫描分辨率 | 纸质≥300dpi，重要档案 400~600dpi |
| 色彩模式 | 彩色 RGB 24 位 / 黑白二值 |
| 元数据要素 | 档号、件号、页码、设备、时间、校验值 |
| 保存策略 | 多副本异地异质 + 定期校验迁移 |
Q：只交付 JPEG 可以吗？
A：不建议。JPEG 有损且兼容性随时间下降，长期保存应有 TIFF 等主格式副本。
Q：分辨率是不是越高越好？
A：不是。应满足还原与利用需求，过高会增加存储与处理成本，常见 300dpi 即可。
Q：元数据必须每一项都填吗？
A：至少应覆盖档号、页码、时间、设备与校验值，确保图像可溯源、可检索。
Q：目录和图像对不上怎么处理？
A：要求交付方重新挂接并出具整改记录，抽检验收通过后方可结算。
Q：数字档案存一份就行？
A：不行，应多副本异地异质保存，并定期做完整性校验与格式迁移。
Q：验收比例一般多少？
A：通常按总量抽检，重要档案提高比例，并保留抽检与整改记录形成闭环。